Vilkår for ReferatHub

ReferatHub er en møteplattform som følger møteprosessen fra planlegging og opptak til transkripsjon, referat, beslutninger, ansvar, godkjenning og oppfølging.

Tjenesten leveres som en nettbasert løsning på referathub.no.

Avtalen består av disse vilkårene, den valgte abonnementsformen og eventuelle særskilt avtalte bedriftsvilkår.

Ved motstrid gjelder særskilt avtalte og signerte bedriftsvilkår foran disse generelle vilkårene.

Standardprisen er 250 kr per navngitt bruker per måned eks. mva.

For virksomheter med flere brukere, større møtevolum eller særskilte krav kan egne priser og vilkår avtales gjennom ReferatHub Bedrift.

Priser oppgis eksklusiv merverdiavgift.

• en brukerkonto er personlig og skal ikke deles
• brukeren skal beskytte passord og enheter
• mistanke om misbruk skal meldes uten ugrunnet opphold
• kunden er ansvarlig for handlinger utført med kundens brukerkontoer

Kunden er ansvarlig for:

• gyldig behandlingsgrunnlag for møteinnhold
• informasjon til møtedeltakerne
• nødvendige interne godkjenninger
• riktig tildeling av organisasjons- og møtetilgang
• lovlig bruk av lyd, transkripsjon og referat
• sletting når opplysningene ikke lenger er nødvendige

Transkripsjon, sammendrag, beslutninger, oppgaver, ansvarlige og frister kan inneholde feil.

ReferatHub er et hjelpemiddel.

Viktig innhold skal kontrolleres mot kilden før det godkjennes eller brukes som grunnlag for viktige beslutninger.

En navngitt godkjenner hos kunden godkjenner en konkret referatversjon.

Godkjenningen innebærer at kundens godkjenner har kontrollert versjonen. Godkjente versjoner kan låses og beholdes uendret, og nye endringer krever en ny versjon.

Leverandøren av ReferatHub foretar ikke den faglige eller juridiske godkjenningen på vegne av kunden.

Kunden beholder rettighetene til egne data.

Leverandøren av ReferatHub får bare den begrensede bruksretten som er nødvendig for å levere, sikre, drifte, feilsøke og supportere tjenesten.

Kundedata skal ikke brukes til ekstern modelltrening uten eget gyldig grunnlag og nødvendig avtale.

Når ReferatHub behandler personopplysninger på vegne av kunden, gjelder standard databehandleravtale som en del av avtalen.

Se standard databehandleravtale

ReferatHub arbeider for stabil drift. Vedlikehold, oppdateringer og forhold utenfor leverandørens kontroll kan påvirke tilgjengeligheten.

Særskilte krav til oppetid, responstid eller tjenestenivå må avtales særskilt gjennom ReferatHub Bedrift.

Kunden bør ikke bruke tjenesten som eneste lagringssted for dokumentasjon som virksomheten er lovpålagt å bevare.

ReferatHub skal ikke brukes til:

• ulovlig overvåking
• skjulte eller ulovlige opptak
• trakassering
• diskriminering
• automatiske HR- eller disiplinæravgjørelser
• emosjonsanalyse
• sikkerhetsgradert informasjon
• innhold som krenker andres rettigheter
• forsøk på å omgå tilgangskontroll eller sikkerhetsmekanismer

Support ytes for feil og spørsmål knyttet til bruk av tjenesten. Henvendelser sendes via kontaktsiden.

Utvidet eller tilpasset support kan avtales gjennom ReferatHub Bedrift.

Avtalen kan avsluttes av kunden eller leverandøren i samsvar med avtalt oppsett.

Leverandøren av ReferatHub kan begrense eller stenge tilgang ved vesentlig avtalebrudd, sikkerhetsrisiko eller misbruk.

Ved avslutning avklares eksport, tilbakelevering og sletting av kundens data.

Tjenesten skal ikke brukes som eneste grunnlag for sikkerhetskritiske, rettslige, økonomiske eller personalmessige avgjørelser uten selvstendig menneskelig kontroll.

Eventuelt ansvar vurderes etter avtalen og gjeldende norsk rett.

Vilkårene reguleres av norsk rett.

Eventuelle tvister skal først forsøkes løst gjennom dialog.